SA8000管理体系文件编写

社会责任管理体系应该是一个文件化的体系。社会责任管理体系文件是公司为了实施社会管理而编写的，系统化的和规范化的所有文件的总称。建立管理体系的过程就是公司结合自身性质和特点，将标准要求转化为具体的社会责任管理体系文件的过程。按照标准建立的体系文件是公司实施社会责任管理的规范。
参照ISO10013《质量手册编写指南》附录A的描述，社会责任管理体系的文件结构也可分为三个层次，即：
（1）管理手册（A层次）
（2）程序文件（B层次）
（3）作业指导书和记录（C层次）
各层次的社会责任体系文件应与第一层次的社会责任手册内容对应一致。各公司可以根据自身的规模大小和实际情况划分体系文件的层次不一定都需要三个层次。 
SA8000标准并没有明确要求公司编写社会责任管理手册，公司可以根据自身特点和需要编写管理手册。对于社会责任管理基础比较薄弱的公司，单独编写社会责任管理手册有利于突出重点，强化社会责任管理，等到公司社会责任管理走上正轨后，逐步同其他管理体系整合在一起，实现多种管理体系的一体化。

第一节 体系文件的基本要求

由于社会责任管理体系文件的多层次性，在编写体系文件时应注意以下几个问题:

一、系统性.

体系文件反映了公司社会责任管理的特征，对与社会责任相关活动的技术、管理和人员等因素的控制作出了规定。体系文件的各层次间，文件与文件之间应做到层次清楚、接口明确、结构合理、协调有序。在编写社会责任管理体系文件时，各层次文件应涉及社会责任管理体系一个逻辑上独立的部分，应从公司社会责任管理体系的整体出发，统一规划、协调进行。  r& H! _4 v% W2 L3 h

二、权威性;
体系文件是公司实施社会责任管理和保证社会责任因素得到控制的行为准则，体系文件应遵循SA8000标准要求、国家有关法律法规及其他的要求。社会责任管理体系文件经公司最高管理者批准发布后，就成为公司必须执行的内部法规性文件。是指导公司一切活动的行为规范和实施审核的依据之一。
三、见证性
社会责任管理体系文件可以作为客观证据向公司管理者、向利益相关者、向第三方认证机构证实公司社会责任管理体系的运行情况。例如，对内部审核或外部审核来说，社会责任管理体系程序文件可作为下列方面的客观证据：.

（1）社会责任因素己被识别、重要性已经评价；

（2）有关活动的程序己被确定并得到批准；

（3）有关活动处于全面监督之下；

（4）程序文件更改处于受控状态。

四、适用性
社会责任管理体系文件应充分反映出公司活动的特点、公司规模、社会责任因素的类别、技术水平以及人员素质等因素。社会责任问题同时也是一个不断变化发展的问题，随着科学技术的进步、法律法规要求的强化，社会责任管理体系也反映出动态特性。为了达到持续改进的目的，确保体系的持续适宜性、充分性和有效性，必须充分考虑到社会责任管理体系需要不断跟踪法律法规要求及企业发展带来的新变化。

五、符合性
社会责任管理体系文件内容应符合标准的要求，充分体现出“标准要求的要写到、写到的要做到、做到的要有效”。草拟的文件应经过充分的讨论和评审，以具备可操作性，并反映公司社会责任管理活动的客观需求。
第二节 体系文件编写的步骤与技巧
一、体系文件编写的步骤
每个公司由于管理水平和人员素质各不相同，编写体系文件的步骤可能各不相同，一般可以按以下步骤进行。
1.根据公司需要，开展初始评审，识别社会责任因素及重大社会责任因素，制订重大社会责任因素清单，编写社会责任初始评审报告。
2.根据社会责任政策、重大社会责任因素及技术经济可行性，确定目标、指标和管理方案。
3.根据SA8000标准要求编写程序，其中标有*的为标准要求的程序。
（1）法律法规及其他要求获取和更新程序； 内容来自中国验厂网
（2）管理评审程序；
（3）员工培训程序；
（4）*对内对外沟通程序；
（5）文件记录管理程序；
（6）应急反应与准备程序；
（7）运行监督程序；
（8）不符合项、补救及纠正行动管理程序；
（9）内部审核程序。
（10）*童工救济行动程序；
（11）*童工和未成年工教育程序；
（12）*安全卫生管理体系程序；
（13）危害识别、风险评价与风险控制程序；
（14）*供应商、分包商和分供商控制程序。
4.策划运行控制程序和作业指导书。应注意，为了确保重大社会责任因素，特别是重大安全卫生因素受到控制，避免发生重大劳动纠纷，减少工伤事故和职业病，应对每一个重大社会责任因素建立适当的管理方案和运行持制程序。
5.将上述各程序规定的部门职责，经补充完善后，提炼到管理手册相应的条款中。
6.将上述各程序规定的主要内容，提纲挈领地提炼到管理手册对应的要素中。
7.最后编写没有程序支持的管理手册中的要素，此部分应写得详细一些。
二、体系文件编写的技巧
1.编写社会责任管理体系文件可以按以下六条主线分头编写，一条线一个小组，每一条线中的手册、程序和作业指导书乃至记录格式都包含在内，这样可以避免前后重复和矛盾。
（1）第一条线：童工和未成年工
（2）第二条线：强迫劳动、歧视和惩戒性措施
（3）第三条线：工作时间和工资报酬
（4）第四条线：健康与安全
（5）第五条线：结社自由和集体谈判权
（6）第六条线：管理体系及供应商、分包商和分供商控制
2.编写社会责任管理体系文件也可采取如下的编写方式:
（1）自上而下依序展开方式。即按政策、管理手册、程序文件、作业文件和记录的顺序编写，这样有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且可能需要反复修改。
（2）自下而上的编写方式。即按基础性作业文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这种方法适用于管理基础较好的公司，若无总体规划容易出现混乱。
（3）从程序文件开始，向两边扩展的编写方式。即先编写程序文件，再编写管理手册和基础性作业文件。从分析活动、确定活动程序开始，将SA8000标准要求与公司实际紧密结合，可缩短文件编写时间。
第三节 社会责任管理手册的编写

社会责任管理手册是根据SA8000标准和公司社会责任政策、目标和指标，全面地描述公司社会责任管理体系的文件，主要供公司内的中高层管理人员和提供给客户以及第三方审核机构审核时使用，集中表述公司的社会责任管理能力。
应该注意的是，SA8000标准并没有要求公司编写社会责任管理手册，公司可以考虑将社会责任管理纳入公司的全面管理活动中，将社会责任管理体系文件和 ISO9000质量管理手册、ISO14000社会责任管理手册或者OHSAS18000职业安全卫生管理手册整合在一起，以提高公司资源使用的效率和效果，避免重复建立管理体系，也可以避免责任冲突和衔接障碍。但是，对于社会责任表现和管理水平较低的公司，单独编写社会责任管理体系文件有利于强化公司社会责任意识，突出重点，更快更有效地改善社会责任表现和提高社会责任管理水平，在适当的时候将多个管理体系整合在一起。
一、管理手册的作用
社会责任管理手册是描述公司社会责任政策和管理体系的文件，主要是管理体系的概括性表述，是体系文件中的主要文件，也是在实施和维持体系的正常运行中应长期遵循的纲领性文件。
社会责任管理手册有以下作用：:
1.描述公司社会责任政策、目标、指标和管理方案，突出公司社会责任管理的重点问题。
2.向公司各级管理人员展示公司社会责任管理体系的总框架。
3.明确公司各个部门的职责和相互关系。
4.向公司各级管理人员提供查询所需文件记录的途径。
5.向客户、利益相关者和第三方认证机构展示公司社会责任管理能力。)
二、管理手册的内容和结构
社会责任管理手册的内容既要有系统性，又要避免冗长重复，它对标准各要素内容、要素间的关系和控制程序只需作出原则性规定。社会责任管理手册在深度和广度上的要求取决于公司的性质、规模、客户要求及人员素质，以适应公司的实际需要。对于中小型公司，可以把管理手册和程序文件合成一套文件，但大多数公司为了便于管理仍把管理手册、程序文件分开。
1.一般社会责任管理手册的结构格式如下：
（1）适用范围和应用领域：应清楚表明手册和体系文件的适用范围和应用领域。包括公司的行政范围、地理范围和应用领域。
（2）目录：应列出手册各章节的题目和页码
（3）公司概况：公司名称、地址及通讯方法。也可以包括如生产经营、目标市场、主要客户、主要背景、历史和规模等
（4）术语和定义：手册应尽量使用公认术语和定义，但需要时可根据公司实际规定同含义的词，或对特定术语规定特定含义。
（5）社会责任政策：明确提出公司的社会责任政策，应由最高管理者签署。
（6）组织机构、职责和权限：明确公司内部机构设置（可给出组织机构图）、各职能部门职责权（可给出职责分配图）和隶属工作关系。
（7）体系要素描述：对社会责任管理体系9个要素和程序文件的简要描述。在编写社会责任管理手册时，可以将几项要素合为一体，也可以将每一项要素分别写出。章节的顺序，一般可按SA8000标准各体系要素的顺序编排。
2.管理手册中应包含与标准要求相对应的内容，如果中小企业把社会责任管理手册和程序文件合在一起，则本部分就是整个体系的文件化程序;若公司决定把社会责任管理手册和程序文件分为各自独立的部分，则此时在手册中只需作简要的描述，具体内容包括下列几点:
（1）概述：阐明该要素的目标和实施该要素应遵循的准则。
（2）职责：描述该要素的主管部门及接口关系部门的职责和角色。
（3）控制要点：应尽量贴近公司的实际操作情况，按标准要求写。
（4）相关文件：附上相关程序文件编号和名称，为程序文件提供查询途径。
对于要求制定程序的要素，应简要描述，详见程序；对于无程序要求的要素（如社会责任政策、目标与指标、公司机构与职责、管理评审等）尽量在手册一级文件中叙述清楚。
三、管理手册的编写程序:
编写管理手册不同于其他层次文件，一方面它要按照管理的理论，总结公司社会责任实践，提炼公司社会责任管理的经验；另一方面它又要按照SA8000标准的要求，对公司现有的管理体系进行继承和自我完善，为公司社会责任管理的适用性和有效性提供条件私规范。一般编写程序如下：
1.通过初始评审，了解公司社会责任管理的历史和现状，明确公司社会责任管理的优势和不足。
2.明确公司社会责任管理的原则、目标和定位，明确公司社会责任管理目标是符合法律法规和标准要求，还是成为行业领导。
3.提出公司社会责任管理的架构和模式，提供足够资源，完善社会责任管理职责和权限。
4.确定手册结构和框架，结合程序文件，逐步编写完成手册。
四、社会责任管理手册范例社会责任管理手册
任命书
为了建立、实施和维持公司社会责任管理体系，确保公司运作符合国家劳动法规和SA8000国际标准，持续改善公司社会责任表现，经研究决定，任命HR Man先生为公司社会责任管理者代表，自签发之日起生效。;